Parapuan.co - Memiliki Standar Operasional Prosedur (SOP) merupakan salah satu kunci kesuksesan sebuah bisnis, termasuk Usaha Mikro Kecil Menengah (UMKM).
SOP adalah panduan atau pedoman tertulis yang berisi cara kerja dalam bentuk instruksi tertulis mengenai berbagai proses penyelenggaraan yang berkaitan dengan bisnis.
Tanpa adanya SOP, pelaku UMKM tidak memiliki arah yang jelas dalam menjalankan bisnis, akibatnya kamu berpotensi mengalami banyak kerugian.
Di sisi lain, bisnis yang memiliki standar khusus ini menjadi lebih terarah dalam menjalankan bisnisnya, khususnya dalam memperbaiki alur kerja dan mengoptimalkan performa tim.
SOP juga mempermudah kamu dan tim dalam mengerjakan sesuatu, jadi semuanya lebih disiplin dalam melakukan setiap pekerjaan yang bisa memengaruhi kesuksesan bisnis.
Dikutip dari Kompas.com, berikut ini langkah sederhana membuat SOP yang bisa dilakukan oleh pelaku UMKM.
1. Memetakan Proses Bisnis
Pertama-tama, kamu harus terlebih dulu memetakan dan mempelajari keseluruhan proses yang terjadi di dalam usaha yang dijalankan.
Memetakan proses bisnis bisa dimulai dengan melihat proses pembelian bahan baku sampai pengiriman produk ke pelanggan.
Baca Juga: 7 Manfaat Memiliki SOP bagi Pelaku Bisnis Kecil, Salah Satunya Tingkatkan Pelayanan
Sejumlah hal penting yang harus dipetakan dalam hal ini di antaranya dokumen yang dibutuhkan dalam setiap proses, siapa yang bertanggung jawab, dan hal lainnya.
2. Menyusun Flowchart Alur Kerja
Apabila kamu telah berhasil mendokumentasikan seluruh proses bisnis dengan baik, selanjutnya cobalah menggambarkannya dalam bentuk flowchart dan narasi untuk alur kerjanya.
Ketika membuat flowchart, penting bagi kamu untuk menuliskan nama person in charge (PIC) di setiap aktivitas.
Masukkan pula durasi setiap proses, apa yang harus dilakukan secara merinci, sampai dokumen apa saja yang dibutuhkan.
3. Review Flowchart
Sebelum mencoba SOP yang telah dibuat, jangan lupa untuk mempelajari dan mengulas kembali apa yang telah dibuat.
Kawan Puan yang merupakan pelaku UMKM bisa mencoba melakukan focus group discussion (FGD) dengan tim.
Nantinya, flowchart dan narasi tersebut dapat diperbaiki berdasarkan usulan yang diperoleh dari proses FGD.
Baca Juga: Tak Sulit, Berikut Syarat dan Prosedur Mendirikan Badan Usaha CV
4. Simulasi SOP
Selanjutnya apabila isi SOP telah disesuaikan dan direvisi berdasarkan masukan dari anggota tim, kamu bisa melakukan simulasi penerapan SOP.
Hal ini diperlukan agar pelaku UMKM bisa melihat apakah SOP tersebut sudah betul-betul sesuai dengan kondisi sebenarnya.
Apabila masih ada hal yang tidak sesuai, maka kamu bisa melakukan peninjauan kembali dan memperbaikinya.
5. Penetapan SOP
Setelah proses simulasi SOP dilewati sampai akhirnya sesuai dengan kondisi sebenarnya, maka kamu bisa melakukan finalisasi, penetapan, dan pembakuan.
Jika telah dibakukan, seluruh tim harus bisa mengikuti dan menjalankan semua hal yang berkaitan dengan keberlangsungan bisnis sesuai dengan SOP tersebut.
Nah, itulah lima langkah membuat SOP yang bisa dilakukan oleh pelaku UMKM, sehingga bisnisnya lebih terarah dan bisa mencapai kesuksesan. (*)
Baca Juga: Bikin Pelanggan Sering Datang, Ini Manfaat Fitur Map di Instagram untuk Bisnis
