Tips Mengatur Jumlah Tamu dan Venue Pesta Pernikahan agar Tetap Hemat

Parapuan.co - Merencanakan pesta pernikahan adalah momen penuh kebahagiaan, yang di saat bersamaan bisa menjadi sumber stres tersendiri apabila tidak dilakukan dengan matang. Salah satu aspek yang sering menjadi tantangan besar calon pengantin ialah menentukan jumlah tamu.

Mungkin, kamu hanya ingin mengundang keluarga dan teman dekat. Seiring berjalannya waktu, daftar tamu bisa membengkak karena banyak pertimbangan, mulai dari tuntutan keluarga, rasa sungkan, hingga kekhawatiran meninggalkan pihak tertentu.

Akibatnya, anggaran yang semula sudah disusun dengan cermat bisa melonjak tak terkendali hanya karena jumlah tamu tidak terkontrol. Bukan tak mungkin, kita akhirnya merasa menyesal karena tidak tegas dalam menentukan siapa saja yang benar-benar perlu diundang saat pernikahan.

Menyusun strategi tepat memungkinkanmu tetap merayakan pernikahan secara hangat dan berkesan tanpa harus mengorbankan kenyamanan, bahkan membebani keuangan atau keluarga. Mengatur jumlah tamu bukan semata soal menekan biaya, tetapi juga menciptakan suasana yang intim, hangat, dan penuh makna.

Menurut Arif Reza selaku Field Marketing, Food, & Baverage Marketing Manager, Marriot International Indonesia, mempertimbangkan jumlah tamu undangan adalah hal penting karena memengaruhi tata ruang dan kenyamanan tamu. Berikut tips mengatur jumlah tamu untuk pesta pernikahan!

1. Tentukan Jenis Venue Sejak Awal

Menentukan jenis venue sejak tahap awal persiapan sangat penting karena ini berpengaruh besar terhadap alur pergerakan tamu, serta tata letak keseluruhan acara. Penempatan panggung, area makan, hingga jalur masuk dan keluar tamu semuanya bergantung pada tipe venue yang kamu pilih.

Oleh karena itu, sebaiknya calon pengantin sudah memiliki gambaran jelas mengenai jenis venue. Tentukan apakah kamu ingin konsep semi outdoor yang memadukan ruang terbuka dan tertutup, full dalam ruangan, atau seluruhnya berada di area terbuka.

Menurut Arif Reza seperti dilansir dari Kompas.com, keputusan soal lokasi akan membantu memperjelas langkah-langkah persiapan berikutnya.

2. Tentukan Jumlah Tamu yang Akan Diundang

Langkah selanjutnya yang tidak kalah penting adalah menentukan jumlah tamu undangan. Memiliki perkiraan jumlah tamu yang jelas sejak awal akan sangat membantu tim event organizer dan para vendor dalam menghitung kebutuhan secara lebih presisi.

Data tamu undangan bisa membantu kita menyesuaikan kapasitas venue, jumlah makanan dan minuman yang harus disiapkan, serta kebutuhan logistik seperti jumlah kursi dan meja. Perencanaan matang dalam jumlah tamu akan meminimalkan risiko terjadinya kekurangan atau kelebihan tidak diinginkan.

3. Pilih Konsep Round Table atau Standing Party

Kamu juga perlu mempertimbangkan konsep acara, apakah memilih round table atau standing party. Jika kamu memilih standing party, kapasitas venue bisa menampung lebih banyak tamu karena tidak memerlukan banyak area duduk.

Sebaliknya, jika kamu lebih menyukai konsep round table agar para tamu duduk dengan nyaman, maka perlu diperhitungkan secara rinci berapa banyak meja dan orang yang akan duduk di sana. Keputusan ini akan sangat berpengaruh terhadap tata letak ruangan dan kenyamanan seluruh tamu yang hadir.

4. Sesuaikan dengan Keinginan dan Anggaran

Pernikahan adalah momen yang sangat istimewa dan bersifat personal, sehingga semua keputusan pada akhirnya harus disesuaikan dengan keinginan pribadi dan kondisi anggaran. Tidak ada rumus baku dalam menentukan jumlah tamu maupun desain tata ruang, karena semua itu bersifat fleksibel dan sangat bergantung pada preferensi kamu sendiri.

Meski begitu, penting untuk mempertimbangkan segala sesuatu secara matang agar acara dapat berjalan dengan lancar dan sesuai harapan. Seperti yang diungkapkan Arif, pada dasarnya semua perhitungan adalah benar selama itu sesuai dengan keinginan dan budget.

"Cara perhitungannya cukup subjektif karena sebenarnya tergantung pada keinginan calon pengantin dan anggaran yang dimiliki. Jadi anggaplah semua rumus perhitungan benar," pungkasnya.

(*)