6 Kesalahan Komunikasi lewat Pesan Ini Bisa Merusak Reputasi di Kantor

Editor Aghnia Hilya Nizarisda

Parapuan.co - Komunikasi melalui pesan teks untuk urusan pekerjaan, kini bukanlah hal yang asing lagi. Terlebih semenjak pandemi.

Akan tetapi, pesan teks profesional untuk rekan kerja ternyata berbeda dengan perkacapan umum yang biasa kamu lakukan dengan teman.

Melansir Fairy God Boss, hindarilah 7 kesalahan komunikasi melalui pesan teks ini agar reputasi kamu di kantor tidak buruk. Yuk, simak!

1. Menggunakan emoji terlalu banyak

Menggunakan emoji memang menyenangkan. Namun, jika digunakan terlalu banyak dalam percakapan bersama rekan kerja, hal itu juga bukan sesuatu yang baik.

Pasalnya, hal tersebut dapat memengaruhi cara mereka memandang kamu sebagai seorang profesional, terlebih jika rekan itu tidak dekat dengan kamu.

Untuk mengurangi risiko kamu dipandang tak terlalu profesional, kurangilah penggunaan emoji wajah tersenyum dalam percakapan kerja.

2. Mengharapkan tanggapan segera

Dalam berkomunikasi melalui pesan, kamu tentu sadar dibutuhkan waktu menunggu. Menunggu pesan dibaca, lalu tujuanmu merespons, hingga balasan sampai kepadamu.

Maka itu, meski kamu memperlakukan setiap pesan dengan kilat, tidak semua orang menanggapi pesan teks dengan yang cara yang sama.

Jika kamu memerlukan tanggapan segera, kamu bisa menghubungi melalui sambungan telepon atau mengirim email dengan "Urgent" di baris subjek.

Sebagai tindakan pencegahan, jangan menunggu untuk menanyakan sesuatu kepada rekan kerja melalui pesan singkat jika mendekati tenggat waktu.

Jika kamu merasa perlu menindaklanjuti hal tersebut beberapa kali, maka pertimbangkanlah untuk memindahkan percakapan ke email.

3. Adanya kesalahan tata bahasa dan ejaan yang berlebihan

Pesan teks adalah hal yang bisa dibandingkan. Kamu perlu tahu bahwa pesan teks profesional bukan tempat untuk ejaan dan tata bahasa yang asal-asalan dan malas.

Pesan yang berisi banyak kesalahan menunjukkan kurangnya keterampilan komunikasi yang jelas dan perhatian terhadap detail.

Pastikan memeriksa ulang kembali pesan kamu sebelum mengirimya ke rekan kerja. Jika ada kesalahan yang lolos, kirimlah klarifikasi dengan tanda bintang.

4. Tidak meminta izin

Sebelum mengirim pesan personal ke nomor seseorang, kamu perlu meminta izin lebih dulu. Apalagi jika itu adalah nomor pribadi.

Teks pertama kamu perlu menegaskan kembali sekaligus bertanya izinnya. Misalnya, "Hai, izin untuk menindaklajuti percakapan tadi..."

5. Mengirim pesan pada jam yang tidak tepat

Meski percakapan melalui pesan teks kerap dianggap lebih intim dibandingkan rangkaian email, usahakan mengirim pesan tetap selama jam kerja normal.

Jika kamu perlu mengirim pesan sebelum atau sesudah jam kantor, jelaskan di awal alasan kamu bukan mengirimnya di pagi hari.

6. Mengirimkan informasi sensitif

Pesan teks profesional ialah terkait batasan. Maka itu, pengiriman informasi sensitif tidak boleh dilakukan, entah itu terkait pekerjaan maupun pribadimu.

Beberapa contoh informasi yang tak boleh dikirim melalui pesan teks antara lain gaji karyawan, harga kontrak klien, atau informasi rahasia lainnya yang berpotensi rahasia.

Informasi pribadi tentang dirimu juga sebaiknya tidak dibagikan dalam percakapan pesan teks.

Pasalnya, kamu tak pernah tahu siapa yang membaca notifikasi atau mungkin menerima screenshoot (tangkapan layar) terkait pesanmu.

Nah, itulah 6 kesalahan yang harus Kawan Puan hindari saat berkomunikasi melalui pesan teks karena memengaruhi reputasimu di kantor. (*)